Quá tải công việc, 7 cách để giải quyết nè !

Quá tải công việc dường như là một tình trạng chung của rất nhiều người trẻ hiện nay. Cùng mình & Sandla tìm hiểu những cách giúp bạn vượt qua áp lực này và đạt hiệu suất cao trong công việc và học tập nhé.

Với nhiều công ty quyết định thu hẹp quy mô và giảm quy mô lực lượng lao động của họ, không có gì lạ khi nhiều nhân viên cảm thấy quá tải. Thông thường, những công nhân này đang được yêu cầu hoàn thành cùng một lượng công việc, hoặc thậm chí nhiều hơn, với ít nhân viên và tài nguyên hơn. Những cắt giảm này đã ảnh hưởng đến hàng ngàn công nhân trên cả nước và khiến nhiều nhà quản lý cố gắng tìm mọi cách để hoàn thành công việc khi dường như không thể.

Tin tốt là có một số mẹo và kỹ thuật nhất định mà nhân viên có thể sử dụng để giúp họ giải quyết hiệu quả tình trạng quá tải công việc. Những mẹo này có thể giúp bạn tìm hiểu cách đặt giới hạn, ưu tiên khối lượng công việc của bạn, sử dụng tất cả các tài nguyên có sẵn và nói chuyện với sếp của bạn để tạo ra các mục tiêu có thể đạt được.

Đặt giới hạn cụ thể

Bước đầu tiên để xử lý tình trạng quá tải công việc là đặt giới hạn cụ thể cho số lượng công việc bạn có thể xử lý. Điều này có vẻ như lẽ thường, nhưng nhiều công nhân thấy mình chấp nhận ngày càng nhiều công việc, đồng thời tăng ngày làm việc của họ để thích nghi với nó. Cách tốt nhất để xác định giới hạn cụ thể của bạn là gì trước tiên là hiểu khối lượng công việc hiện tại của bạn.

Một trong những cách để tính toán điều này là liệt kê tất cả các trách nhiệm công việc của bạn và mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tốt về thời gian của bạn đang đi. Bây giờ bạn sẽ có thể biết những công việc bổ sung nào bạn có thể chấp nhận hoặc cung cấp lý do cụ thể về lý do tại sao bạn không thể thực hiện thêm bất kỳ công việc nào.

Phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Phát triển các kỹ năng quản lý thời gian thích hợp có thể giúp bạn trở nên hiệu quả hơn và hoàn thành công việc hơn mỗi ngày. Bạn nên giữ một nhật ký hoạt động trong một vài tuần để xem bạn đang dành thời gian ở đâu, phần nào trong ngày bạn làm việc hiệu quả hơn và khi bạn làm việc kém hiệu quả. Điều này sẽ giúp bạn tìm hiểu những lĩnh vực bạn cần để làm việc. Một kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến khác là chỉ kiểm tra email của bạn bốn lần trong suốt cả ngày, thay vì thường xuyên kiểm tra cả ngày để tránh mất thời gian.

Tạo một kế hoạch hành động hiệu quả

Mỗi ngày nên bắt đầu bằng cách thiết kế một kế hoạch hành động cho công việc mà bạn dự định hoàn thành. Đây không phải là một kế hoạch phức tạp, nhưng ít nhất là đặt ra các nhiệm vụ chính cần hoàn thành và cách bạn dự định hoàn thành chúng. Điều này giúp cung cấp cho bạn một cái nhìn đầy đủ về khối lượng công việc của bạn trông như thế nào và cho phép bạn xác định xem bạn có thể hoàn thành mọi thứ trong kế hoạch hay không. Điều này cũng có thể giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình và giúp bạn xác định những nhiệm vụ nào bạn có thể ủy thác cho nhân viên hoặc đồng đội.

Phân công khối lượng công việc của bạn

Một số vấn đề quá tải công việc của bạn có thể là do bạn không thể ủy thác cho những người làm việc dưới quyền bạn. Với lực lượng lao động nhỏ hơn, các công ty phải sử dụng và phụ thuộc vào mọi thành viên trong nhóm. Nói chuyện với nhóm của bạn và tìm hiểu mỗi nhân viên có bao nhiêu thời gian, và sau đó ủy thác các phần của dự án. Hãy theo dõi tình trạng và tiến độ công việc thông qua báo cáo hàng ngày, điều này sẽ cho phép bạn biết từng thành phần của dự án đứng ở đâu mà không phải tự mình thực hiện công việc.

Khi bạn nhận ra nhân viên nào bạn có thể tin cậy để cung cấp kết quả, bạn sẽ có thể ủy thác nhiều nhiệm vụ hơn nữa, điều này sẽ làm giảm khối lượng công việc của bạn.

Học cách nói KHÔNG

Nhiều người gặp khó khăn trong việc học cách nói không, đó là lý do tại sao khối lượng công việc của họ ngày càng lớn hơn. Mặc dù nói không có thể khó khăn lúc đầu, nhưng bắt buộc bạn phải thành thạo kỹ năng này nếu bạn có bất kỳ hy vọng nào để xử lý khối lượng công việc của bạn. Rất có thể là sếp của bạn cũng làm việc quá sức và không nhận ra gánh nặng không đáng có đã được truyền cho bạn.

Điều quan trọng nhất là bạn cần phải trung thực thẳng thắng, và cho sếp của bạn biết rằng bạn là một người làm việc theo nhóm. Hãy cho anh ấy biết chính xác những gì bạn đang làm và lý do tại sao bạn không có thời gian để thực hiện yêu cầu của anh ấy. Nếu có thể, đề xuất một kế hoạch thay thế hoặc một nhân viên khác có thể xử lý công việc.

Hãy để công nghệ giúp

Có một danh sách dài các phần mềm và thiết bị quản lý có thể giúp bạn tổ chức công việc và cuộc sống cá nhân. Theo một khảo sát gần đây được thực hiện bởi Viện toàn cầu McKinsey, một nhân viên trung bình dành ít nhất 2,6 giờ để đọc và trả lời email. Đây gần như là một phần tư của ngày làm việc, nhưng có một số hệ thống quản lý email giúp ưu tiên và sắp xếp email. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong suốt cả ngày. Các công cụ quản lý công nghệ khác được trao

Nguồn: Sandla.Org ( lược dịch)

http://learnthat.com/7-ways-to-deal-with-work-overload/