Không phải ai cũng có thể nắm được hết các thủ thuật Excel cần biết và hữu ích. Các thủ thuật Excel dưới đây sẽ giúp việc thao tác dễ dàng hơn và tiết kiệm được thời gian.
Chọn tất cả dữ liệu
Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.
Tạo một Shortcut Menu mới
Về cơ bản có 3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn có thể thiết lập như sau: File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.
Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới
Bạn có thể biết cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu bạn thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm x dòng hoặc x cột, bạn kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau đó nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống.
Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng
Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác của các dữ liệu khác – đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào Data->Filter.
Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All và chọn Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống này.
Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột
Để lọc được giá trị dữ liệu duy nhất trong một cột, bạn vào Data->Advanced. Khi đó, một cửa sổ hiện ra, và như ảnh dưới đây, bạn đánh dấu vào ô copy to another location và chọn cột muốn chứa dữ liệu được chọn, sau đó chọn ô Unique records only và nhấn OK.
Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô
Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào. Ví dụ, khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những người có độ tuổi từ 18 đến 60 tuổi. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài độ tuổi này không được nhập vào, bạn vào Data->Data Validation->Setting để nhập các điều kiện dữ liệu, sau đó chuyển sang Input Message để nhập thông báo nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn có thể nhập như sau: “Vui lòng nhập vào tuổi từ 18 đến 60”.
Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên
Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các cạnh của Sheet theo các hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống .
Nhóm phím tắt làm việc với dữ liệu được chọn
Phím Shift + Space (Phím cách):Chọn toàn bộ hàng.
Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ cột.
Ctrl + phím Shift + * (dấu sao): Chọn toàn bộ khu vực xung quanh các ô đang hoạt động.
Ctrl + a(hoặc ctrl + phím Shift +phím cách): Chọn toàn bộ bảng tính
(hoặc các khu vực chứa dữ liệu)
Ctrl + phím Shift + Page Up: Chọn sheet hiện tại và trước đó trong cùng file excel
Shift + phím mũi tên: Mở rộng vùng lựa chọn từ một ô đang chọn.
Ctrl + phím Shift + phím mũi tên: Mở rộng vùng được chọn đến ô cuối cùng trong một hàng hoặc cột
Shift + Page Down / phím Shift + Page Up: Mở rộng vùng được chọn xuống cuối trang màn hình / lên đầu trang màn hình.
Phím Shift + Home: Mở rộng vùng đượcc họn về ô đầu tiên của hàng
Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn về ô đầu tiên của bảng tính.
Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng được sử dụng trên bảng tính (góc dưới bên phải).
Nhóm phím tắt chỉnh sửa bên trong ô
Shift + mũi tên trái: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự bên trái
Shift +Mũi tên phải: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự bên phải
Ctrl + Shift + mũi tên trái: Chọn hoặc bỏ chọn một từ bên trái
Ctrl + Shift + mũi tên phải: Chọn hoặc bỏ chọn một từ bên phải
Shift + Home: Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu ô
Shift + End: Chọn từ con trỏ văn bản đến cuối ô
Nhóm phím tắt quản lí vùng được chọn
F8: Bật tính năng mở rộng vùng lựa chọn (bằng cách sử dụng thêm các phím mũi tên) mà không cần nhấn giữ phím shift.
Shift + F8: Thêm một (liền kề hoặc không liền kề) dãy các ô để lựa chọn. Sử dụng các phím mũi tên và Shift + phím mũi tên để thêm vào lựa chọn.
Enter / phím Shift + Enter: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại xuống / lên trong vùng đang được chọn
Tab / phím Shift + Tab: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại sang phải / trái trong vùng đang được chọn.
Esc: Hủy bỏ vùng đang chọn.
Nguồn: Sandla.org – Tuệ Minh, Tâm An (tổng hợp)
Hãy thử khám phá chương trình cực kỳ chất lượng cho các bạn muốn chiến thắng học bổng toàn phần và các chương trình nước ngoài ở đây nhé.