Mẹo Tuyệt Vời Để Quản Lý Thời Gian Và Nhận Kết Quả

meo-tuyet-voi-de-quan-ly-thoi-gian-va-nhan-ket-qua

Bạn gặp vấn đề trong việc quản lý thời gian của mình? Muốn tìm cách để có thể quản lý thời gian hiệu quả. Hãy cùng Sandla tìm hiểu một số cách giúp bạn nhé.

1. Xác định sứ mệnh của bạn (Define your mission)

Mẹo đầu tiên để quản lý thời gian là trước tiên hãy xác định sứ mệnh của bạn. Trước khi học cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần đặt mục tiêu. Và trước khi bạn có thể đặt ra các mục tiêu có ý nghĩa, bạn cần có sự hiểu biết toàn cảnh về sứ mệnh của mình — để xác định “lý do” thúc đẩy “điều gì” của bạn.

Bắt đầu bằng cách xác định một tuyên bố sứ mệnh cá nhân không chỉ nêu ra điều bạn muốn làm mà còn là lý do tại sao bạn muốn làm điều đó. Ví dụ: giả sử bạn muốn bắt đầu bán bánh tét. Đó là một mục tiêu tuyệt vời (và ngon lành). Nhưng nhiệm vụ của bạn là gì? Để làm cho mọi người hạnh phúc? Mang chúng lại với nhau? Kỷ niệm di sản của bạn?

Việc xác định sứ mệnh giúp bạn đi đúng hướng để tạo ra các mục tiêu thông minh hơn, do đó sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Nếu nó không phục vụ sứ mệnh của bạn, thì nó không đáng để bạn mất thời gian.

2. Thực hành nói “Không”

Khi tôi mới bắt đầu sự nghiệp của mình, tôi không bao giờ muốn bỏ lỡ một cơ hội — kết nối, thực hiện một dự án, để học hỏi điều gì đó mới. Tư duy “sợ bỏ lỡ” đó có thể hữu ích khi bạn bắt đầu làm quen với một ngành mới, nhưng nó sẽ không phục vụ bạn khi nói đến quản lý thời gian.

Bạn càng đảm nhận nhiều hơn — ngay cả với danh nghĩa là tăng trưởng và phát triển — thì bạn càng có ít thời gian để hoàn thành những việc thực sự quan trọng. Một cách khác để nói điều đó: Khi bạn nói “có” với một điều, bạn luôn nói “không” với điều khác.

Nếu mục tiêu của bạn là quản lý thời gian tốt hơn, hãy bắt đầu xem nó như một nguồn tài nguyên có hạn và sử dụng nó một cách khôn ngoan — chứ không phải cho những người hoặc dự án không phục vụ cho sứ mệnh và mục tiêu chung của bạn. Ban đầu, thật khó để nói “không”, nhưng nếu bạn lọc các quyết định của mình thông qua sứ mệnh tổng thể của mình, bạn cũng đang bảo vệ thời gian của mình. 

Tổng hợp Học bổng hot tại nước Anh 2020 -2021

3. Xác định cách bạn hiện đang sử dụng thời gian của mình

Bạn cảm thấy mình làm việc hiệu quả như thế nào? Chất lượng của tác phẩm bạn đang sản xuất là gì? Đó là những câu hỏi mơ hồ cho đến khi bạn định lượng chúng bằng dữ liệu thực tế. Để xác định những gì cần thay đổi trong thói quen của bạn (và cuối cùng, làm thế nào để trở nên hiệu quả hơn), trước tiên bạn cần có một bức tranh rõ ràng về thời gian của bạn hiện tại.

Bắt đầu bằng cách lập kế hoạch cho một khoảng thời gian dài một tuần để “kiểm tra” thời gian của bạn xuống từng giờ, sử dụng sổ ghi chép hoặc bảng tính. 

Ví dụ: bạn có thể thấy mình đang dành nhiều thời gian trên mạng xã hội hơn bạn nghĩ hoặc bạn đang lãng phí quá nhiều phút mỗi ngày để suy nghĩ xem nên viết gì trong email. Khi bạn đo lường được mọi thứ đang diễn ra tốt như thế nào so với cách bạn hiện đang sử dụng thời gian của mình, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

4. Phân bố năng lượng của bạn

Một mẹo quan trọng khác để quản lý thời gian của bạn là phân bổ năng lượng của bạn. Có một huyền thoại phổ biến trong văn hóa hối hả rằng những người làm việc hiệu quả nhất thường dậy vào lúc bình minh ló dạng, đã chìm sâu vào dòng chảy của mặt trời mọc.

Chìa khóa để quản lý thời gian không phải là hy sinh giấc ngủ của bạn vì năng suất. Đó là xác định các thời điểm trong ngày (hoặc buổi tối!) Nơi bạn có nhiều động lực nhất để hoàn thành công việc và sau đó lập kế hoạch công việc phù hợp. Vì vậy, tất nhiên, hãy suy nghĩ kỹ khi bạn tràn đầy năng lượng nhất — nhưng hãy nhớ rằng việc đạt được kết quả không chỉ cần năng lượng. Bạn sáng tạo và cảm hứng nhất khi nào? Khi nào bạn là người tập trung nhất? 

Ví dụ: nếu bạn tỉnh táo nhất vào những giờ sáng muộn ngay sau khi ăn sáng và uống cà phê, hãy lên lịch làm việc quan trọng nhất, đòi hỏi nhiều nhất cho khung giờ đó. Mặt khác, khi nào bạn cảm thấy kiệt sức nhất? Lưu các nhiệm vụ quản trị vô tâm cho khoảng thời gian đó. Bạn sẽ không chỉ tận dụng thời gian của mình tốt hơn mà còn tạo ra công việc tốt hơn.

5. Lên kế hoạch trước

Không lập kế hoạch, và kế hoạch thất bại. Nguyên tắc đó là lý do tại sao tôi sử dụng mỗi chiều Chủ nhật để lên kế hoạch cho tuần làm việc của mình. Tôi lấy cuốn sổ và cây bút yêu thích của mình, đặt trên bàn ăn trong phòng ăn hoặc trong văn phòng tại nhà và viết ra mọi thứ tôi cần hoàn thành trong một tuần nhất định. Sau đó, tôi chia nhỏ từng mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể, có định hướng thời gian.

Lập kế hoạch ở cấp độ vĩ mô giúp tôi luôn đặt mục tiêu của mình lên hàng đầu để tôi có thể tiếp tục thực hiện nhiệm vụ với mục đích lớn hơn. Lập kế hoạch ở cấp vi mô cho các nhiệm vụ cụ thể cũng rất quan trọng vì nó ngăn bạn lãng phí thời gian vào các dự án và nhiệm vụ phục vụ mục tiêu của bạn.

Ví dụ, trước khi bắt đầu một cuộc họp, hãy viết ra một danh sách các điểm cần nói và mục tiêu bạn muốn hoàn thành. Phương hướng sẽ giúp bạn tập trung vào bức tranh lớn hơn và tiết kiệm cho bạn vài phút hoặc giờ bạn cần để hoàn thành công việc.

6. Giảm thiểu sự phân tâm

Sự phân tâm cản trở năng suất và quản lý thời gian. Nhưng câu trả lời không chỉ là đặt máy tính xách tay của bạn ở một nơi yên tĩnh. Đó là về loại bỏ sự phân tán của tâm trí — “công việc” chiếm không gian tinh thần nhưng không thực sự đóng góp vào năng suất chung của bạn. James Clear, tác giả cuốn Những thói quen nguyên tử: Cách dễ dàng & đã được chứng minh để xây dựng thói quen tốt & phá bỏ thói quen xấu, gọi những kẻ thu hút sự chú ý này là “một nửa công việc”.

Ví dụ: giả sử bạn đang làm việc trên một bản trình bày, nhưng bạn dừng lại sau mỗi vài phút để kiểm tra hộp thư đến của mình. Đọc và trả lời email là một phần công việc của bạn, vì vậy nó giống như công việc.

Nhưng theo Clear, đó cũng là một tiêu hao lớn về thời gian của bạn: 

“Bất kể bạn rơi vào bẫy của công việc nửa vời ở đâu và như thế nào, kết quả luôn giống nhau: bạn không bao giờ hoàn toàn tham gia vào nhiệm vụ hiện tại, bạn hiếm khi cam kết thực hiện một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian dài và điều đó bạn cần gấp đôi thời gian để hoàn thành được một nửa. ”

Lần tới khi thời gian của bạn đang ở mức cao, hãy tập trung vào việc tập trung. Loại bỏ những phiền nhiễu nhỏ làm rối loạn trạng thái của bạn và giữ cho tâm trí của bạn hiện diện đầy đủ về những gì thực sự cần bạn chú ý.

7. Tránh đa nhiệm

Cho dù bạn đang trả lời email khi đang gọi điện hay đang chuyển đổi qua lại giữa các dự án, bạn có thể cảm thấy như đang tận dụng tối đa thời gian của mình khi thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Nhưng nếu bạn giống tôi, bạn càng mở nhiều “tab” tinh thần, thì bạn càng ít có khả năng tập trung vào từng tab hơn.

Tại sao đa nhiệm là kẻ thù của quản lý thời gian? Theo các chuyên gia, chuyển đổi giữa một số nhiệm vụ cùng một lúc sẽ tiêu tốn năng lượng cho hành động chuyển bánh răng hơn là các tác vụ thực tế đang diễn ra. Tệ hơn nữa, khi bạn bị kéo dài giữa các nhiệm vụ, bạn không tập trung — điều đó có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ rơi vào trạng thái “dòng chảy” cần thiết cho năng suất.

Việc di chuyển qua lại giữa một số nhiệm vụ thực sự gây lãng phí năng suất vì sự chú ý của bạn dành cho hành động chuyển bánh răng — ngoài ra, bạn không bao giờ hoàn toàn “ở trong khu vực” cho cả hai hoạt động. 

Các Tips Hữu Ích Để Bắt Đầu Học Một Ngôn Ngữ Mới

8. Cân nhắc “Bạn trong tương lai”

Các quyết định của chúng tôi ngày hôm nay ảnh hưởng đến diễn biến của ngày mai và điều đó bao gồm cả việc quản lý thời gian. Cách bạn sử dụng số phút và hàng giờ của mình có tác động lâu dài vì nó cũng tiêu hao thời gian bạn có thể sử dụng trong tương lai — để hoàn thành những việc khác và quan trọng là giải lao và nghỉ ngơi.

Vì vậy, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình, hãy chuyển sự tập trung của bạn sang hướng tương lai của bạn. Suy nghĩ về việc những gì bạn đang làm hiện tại sẽ giúp ích hay cản trở bạn như thế nào trong tương lai sẽ thắt chặt sự tập trung của bạn và mở rộng nhận thức của bạn về cách các quyết định của bạn ảnh hưởng đến bạn. Tương lai bạn có thể muốn hiện tại bạn học về các mẹo quản lý thời gian.

9. Đừng nhầm lẫn giữa tính cấp thiết và tầm quan trọng

Có rất nhiều việc quan trọng phải hoàn thành mỗi ngày. Nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là những việc đó là khẩn cấp hoặc nhạy cảm về thời gian. Xung đột cả hai là một cách nhanh chóng để tiêu hao thời gian của bạn và bỏ lỡ thời hạn.

Đây là lời khuyên ban đầu: Các mục khẩn cấp trong danh sách việc cần làm của bạn cần được chú ý và hành động ngay lập tức, trong khi các nhiệm vụ quan trọng đơn thuần mang lại hậu quả đáng kể hơn nhưng có thể không cần hoàn thành ngay lập tức.

Để tận dụng thời gian một cách tốt nhất, hãy luôn tập trung vào những công việc vừa cấp bách vừa quan trọng. Sau khi đánh dấu chúng khỏi danh sách, hãy chuyển sự tập trung của bạn sang những nhiệm vụ khẩn cấp, sau đó là những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. 

10. Take Breaks

Việc ngừng hoạt động có vẻ phản tác dụng khi mục tiêu cuối cùng là hoàn thành công việc. Nhưng để có năng suất tối ưu, não của bạn cần thỉnh thoảng tạm dừng.

Mặc dù một số nghiên cứu đề xuất một công thức cho nhịp điệu làm việc / nghỉ ngơi — chẳng hạn như làm việc trong 52 phút, sau đó nghỉ ngơi trong 17 phút — không có quy tắc trắng đen nào để giải lao hiệu quả. 

Vì năng lực tinh thần của mọi người khác nhau, nên khoảng thời gian tối ưu để nghỉ ngơi của bạn cũng sẽ khác nhau. Ý tưởng là tất cả chúng ta đều mất tinh thần sau một thời gian sử dụng bộ não của mình ở công suất cao hơn. Breaks giúp đặt nút “đặt lại”.

Tốt nhất, hãy lên kế hoạch nghỉ ngơi trước thời hạn và sử dụng chúng để làm việc gì đó hoàn toàn không liên quan đến công việc. Đi dạo. Chạy lên và xuống cầu thang. Gọi cho bạn bè hoặc người thân.

Bạn sẽ không chỉ trở lại với một cái nhìn mới mẻ về nhiệm vụ đang làm mà còn với cảm giác rằng bạn có nhiều thời gian hơn trong ngày so với khi bắt đầu. 

Xem thêm video tại đây

Nguồn: Sandla.org (Lược dịch)


Hãy thử khám phá chương trình cực kỳ chất lượng cho các bạn muốn chiến thắng học bổng toàn phần và các chương trình nước ngoài ở đây nhé.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *